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黄石市政府采购管理办公室关于推荐《政府采购内控制度》范本的通知

发布时间:2018-04-02  来源:黄石市财政局  

市直各单位:

  为进一步加强单位政府采购内控制度建设,做好单位政府采购内部管理工作,建立和规范政府采购运行机制,提高政府采购效率,现推荐两个《政府采购内控制度》范本,请各单位结合自己的实际情况,制订本单位的政府采购内控制度并严格遵守执行。

  附件:《政府采购内控制度》范本

  2018年4月2日

 

  范本一:

  黄石市×××局政府采购工作管理办法(试行)

  为进一步加强黄石市×××局政府采购工作,规范政府采购行为,建立健全公开透明的政府采购制度,根据《中华人民共和国预算法》、《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国政府采购法实施条例》、《黄石市财政局关于印发<黄石市市级政府采购工作规程>的通知》(黄财采发〔2016〕116号)和《黄石市政府采购电子商城管理办法》,特制定本办法。

 

  第一章总则

 

  第一条各采购科室、单位(以下简称“采购单位”)使用财政性资金采购年度政府采购目录以内货物、工程和服务项目,以及政府集中采购目录以外属于分散采购的货物、工程和服务项目,依照本办法执行。

  第二条各采购单位是本单位政府采购项目预算编报和执行主体,负责本单位政府采购项目申报及执行,并对执行结果负主体责任。财务部门对各采购单位的政府采购行为进行审查和监督管理,负监督责任。

 

  第二章政府采购预算编制

 

  第三条各采购单位应根据年度《黄石市政府采购目录及采购限额标准》,按照“应编尽编,应采尽采”的原则编制政府采购预算,财务部门负责审核汇总并报局党组会或者局长办公会审定,并报经市财政局批准。

 

  第三章政府采购预算执行

 

  第四条各采购单位应严格按照批准的预算执行,不得擅自改变预算指标的支出用途,未经批准的政府采购预算项目不得办理采购手续。办理政府采购项目流程为:

  (一)编制项目报告。采购单位根据工作需要及年初预算编写项目执行请示报告,报告内容包括项目基本情况、项目实施计划、项目预算情况等。

  (二)办理审批手续。采购单位按照程序办理审批手续,根据《市×××局党组“三重一大”集体决策制度》规定,项目金额超过1万元的,应提交局长办公会审定。

  (三)确定采购方式。审批手续完成后,采购单位将项目执行请示报告提交财务部门,财务部门根据政府采购政策的有关规定确定相应的采购方式和组织形式,在政府采购系统中进行政府采购计划备案。

  (四)实施政府采购。采购部门根据财务部门确定的采购方式和组织形式履行采购程序,配合协助财务部门搞好项目的政府采购工作。

  (五)公开采购结果。项目采购完成后,采购部门将中标通知书、询价单、询价汇总表、合同、发票复印件等有关采购资料提交财务部门,财务科负责办理合同备案、中标单位信用查询等手续,同时各单位在中标结果确定、合同签订2个工作内公开公示项目信息。

  (六)支付采购资金。采购部门根据中标结果及合同规定办理资金支付审批手续,经财务科审核后申请市财政局将资金支付给中标供应商。

  (七)采购资料存档。

  第五条财务部门应根据年度《政府采购目录及采购限额的通知》规定要求,依法依规确定各单位采购项目的政府采购组织形式和采购方式。各单位采购项目金额超过1万元的,由财务部门负责采购。

  (一)纳入电子商城的货物类商品,必须通过市政府采购电子商城实行网上竞(比)价集中采购;对纳入协议供货服务类商品,在政府采购定点服务供应商名单中通过线下询价确定服务供应商,在线上采购;对适用电商直购的其它商品,原则上在电子商城-电商直购方式进行电子下单采购。

  (二)达到公开招标数额标准的货物、工程及服务项目,必须采用公开招标方式进行采购。

  (三)政府采购目录以外单项或批量采购金额小于当年限额标准的货物、工程和服务项目,以及政府采购目录以内自行采购项目,由采购单位提出需求并配合财务部门向有关供应商发送询价单进行询价。财务部门收到有关供应商询价回单后(不少于三家),由财务科、法规科、监察室、后勤中心会同采购单位共同成立询价小组或竞争性谈判小组(不少于三人),依法进行询价或竞争性谈判,确定中标供应商。询价小组或竞争性谈判小组对项目的询价或竞争性谈判结果负责。

  (四)政府采购目录以外单项或批量采购金额达到当年限额标准属于分散采购的货物、工程和服务项目,采购单位应委托第三方代理机构进行政府采购。

  需委托第三方代理机构办理的政府采购项目,由财务部门会同采购单位在财政入围的政府采购代理机构中进行询价选择。财务部门收到询价回单后(不少于三家),由财务科会同采购单位组织法规科、监察室、后勤中心等单位组成询价小组或竞争性谈判小组(不少于三人),按程序选取项目代理机构。采购单位与选定的采购代理机构签订委托代理协议后,明确采购代理范围、权限、期限、档案保存、代理费用收取方式及标准,协议解除及终止、违约责任等具体事项,约定双方权利义务。

  第六条在一个财政年度内,各采购单位不得将本单位同一预算项目下的同一品目或者类别的货物、服务项目拆分,规避集中采购和公开招标。

  第七条各采购单位因特殊情况需要采购进口产品的,应按照财政部门关于购买进口产品的有关规定办理相关审批手续后再进行政府采购。

  第八条各采购单位在政府采购活动中,应坚持公平、公开、公正、透明的原则。涉及市局×××项目的,在询价时应尽量向所有符合××资格的入围检测机构发出询价函。

  第九条各采购单位在编制采购需求时,应坚持厉行节约、科学合理的原则,根据政府采购政策合理、合规编制采购文件,必要时应当就确定采购需求征求相关专家的意见。

  第十条各采购单位在预算执行中应当认真贯彻落实国家关于政府采购政策功能的相关规定,实现节源、环保、扶持不发达地区和少数民族地区、促进中小企业发展等目标。

 

  第四章政府采购合同签订、备案及履约验收

 

  第十一条各采购单位应当将与中标供应商签订的采购合同送同级法规部门审查,待审查通过后,在中标成交通知书发出之日起30天签订合同。政府采购合同应加盖市局公章(各采购单位的签章对于合同没有法律效力,具有独立法人资格的局属单位除外)。采购合同的关键要素应与招标文件一致,各采购单位不得擅自改变中标、成交结果。

  第十二条财务科在收到采购单位的采购合同后,应在规定时间内办理合同备案手续。

  第十三条各采购单位应当依法组成验收小组,按照采购合同的约定对供应商履约情况进行验收。大型或复杂的政府采购项目,应邀请国家认可的质量检测机构参加验收。验收时,应当按照采购合同的约定对每一项技术、服务、安全标准的履约情况进行确认。

  验收结束后,应当出具验收书,列明各项标准的验收情况及项目总体评价,由验收双方共同签署。验收结果应当与采购合同约定的资金支付及履约保证金返还条件挂钩。

  履约验收的各项资料应当存档备查。

  第十四条除特殊情况外,各采购单位不得擅自变更、中止或者终止合同。

 

  第五章政府采购资金支付

 

  第十五条各采购单位当按照政府采购合同规定,及时办理资金支付审批手续。

  第十六条财务部门应严格按照政府采购合同要素登记备案的相关信息办理采购资金支付。

 

  第六章政府采购信息公开及档案管理

 

  第十七条各采购单位应当配合财务部门依法依规做好市局政府采购项目的信息公示工作。

  第十八条财务部门应按照财政部门关于建立政府采购台账的有关规定,做好政府采购台账登记工作。

  第十九条各采购单位应当指定专人妥善保存本单位政府采购项目的所有采购文件资料,采购文件资料的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年,可以用电子档案方式保存。

 

  第七章政府采购监督检查

 

  第二十条财务部门应依法依规做好系统政府采购工作的监督管理,做好内部检查监督。

  第二十一条各采购单位有违反政府采购法律法规政策的,一经发现将移交相关部门追究法律责任。

  第八章其它

  第二十二条年度《黄石市政府采购目录及采购限额标准》以市政府办公室通知为准。

  第二十三条各采购单位因工作需要,需变更或者新增采购项目的,经市局局长办公会研究审定报经市财政局批准调整预算后按本办法相关规定执行。

  第二十四条市局事业单位政府采购工作参照本办法执行。

 

  范本二:

  ×××局政府采购流程

  根据《政府采购法》、《黄石市政府采购目录及采购限额标准》等相关规定制定此采购流程。此流程详细解读了采购项目从立项到项目完成付款,存储档案等一整套完备的程序。现将有关程序整理如下:

 

  一、提需求

 

  由需求部门提出需求,需要注意以下问题:

  1、货物类的采购。

  (1)目录内货物

  目录内货物分两种情况实行采购:

  第一种是在目录货物类里前九类常用办公设备,即服务器、台式计算机、便携式计算机、打印设备、复印机、投影仪、多功能一体机、速印机、空调机(中央空调、精密空调除外),必须在电子商城实行采购。提出品牌、型号、详细参数,预算金额。

  第二种是在目录货物类里包括移动存储设备、扫描仪、复印纸、照相机及器材、刻录机、碎纸机、生活用电器(除空调机外)、电视机、通用摄像机、硒鼓粉盒,实行电商直购,提出品牌、型号、详细参数,预算金额。

  第三种是目录内的办公家具类、车辆维修和保养服务、印刷和出版服务实行协议采购,协议采购遵循线下采购,线上公开的原则。

  第四种是除以上三种外的目录内采购,提供详实的货物性能描述、技术参数,数量等要求,可以推荐三个品牌,但是不能限定品牌型号,除特殊原因外(单一来源)。初步市场摸底,进行询价,了解市场行情,确定招标价格。

  (2)目录外货物

  提供详实的货物性能描述、技术参数,数量等要求,可以推荐三个品牌,但是不能限定品牌型号,除特殊原因外(单一来源)。初步市场摸底,进行询价,了解市场行情,确定招标价格。

  2、除目录内规定以外的服务类的采购。提供所需服务的详细说明,了解市场上提供此服务的企业情况。不确定或者不明确的情况下也可以借鉴成功采购过此类服务的企事业单位的招标文件里的招标需求。初步市场摸底,进行询价,了解市场行情,确定招标价格。

  3、工程类的采购。选择有资质的设计公司进行设计,出具设计图纸,提供工程量清单,选择有资质的造价公司进行工程造价,确定招标价格。

 

  二、上报审批

 

  根据前一阶段的工作,生成采购报告(货物类填写“黄石市×××局办公设备、家具、用品政府采购审批表”,上局长办公会的项目除外),向上级申请采购。此阶段有以下几点需要注意:

  1、申报金额的审批界定,局直机关2000元内×××部门审批,50000以内市局分管财务局长审批,50000以上经局长办公会通过。分局项目由分局分管财务领导审批或分局办公会审议,各分局10万以上的基建项目,购买车辆需上市局局长办公会决议。

  2、关于购买办公设备、办公家具的审批,按照《湖北省行政事业单位通用办公设备及办公家具配置标准》执行。

  3、关于采取何种采购方式的标准。参照当年的《黄石市政府采购目录及采购限额标准》及国家有关规定执行。

 

  三、报备

 

  上报完成后,凭“黄石市×××局办公设备、家具、用品政府采购审批表”或局长办公会纪要,填写政府采购计划申报确认表,交于×××部门进行立项报备。报备成功后领取计划备案表。报备阶段需注意以下问题:

  1、目录外的货品30万以内不用申报计划,需进行部门询价。

  2、政府采购目录内的货品,全部在申报计划后才能实施采购。局直各部门在购买零星政府采购目录内货品时,将报告交由×××部门集中申报,集中采购。各分局由分局自行集中采购,坚决杜绝零星采购。通用办公设备、家具、用品采购的,两个月集中采购一次,限单数月1号-15号报计划实施采买,各单位做好采购计划。

  3、代理机构,除开政府采购目录内的货品由招标中心组织采购外,30万元以上的采购行为必须由有资质的、在财政局备案的招标代理公司代理,与其签订代理委托协议。特别注意,所有软件类项目的采购都只能交由采购中心采购,不能请社会代理公司。

  4、招标控制价格就是审批报告或局长办公会纪要里的项目金额。

 

  四、招标

 

  根据计划备案表内容实施招标,由部门负责询价的,成立三人询价小组自行组织询价。由代理机构代理的项目联系政府采购中心或代理公司制作招标文件,挂网择日开标。招标过程中需要注意以下问题:

  1、部门询价的项目,需向三家供应商询价,提供三家供应商的营业执照复印件,报价清单(需加盖鲜章),制作询价记录。

  2、协议采购的项目,在协议采购供应商中进行选择供应商,也可以在协议采购供应商中进行二次询价,确定供应商后。

  3、招标文件的制作,需要需求部门反复与代理机构商讨,提出合法、合规、合理的要求,确定后报市局招标委员会论证,不要草率确定,否则很容易造成投标方质疑、评标时流标,影响项目进度。

  4、开标日需求部门要派一名业主评委参与评标。填写评委推荐表,由×××部门盖章确认(各分局除外)。

  招标完成后,代理机构会发出中标公告进行公示,中标公告由委托方盖章确认,公示期满后出具中标通知书(成交通知书),盖章确认(经局长办公会的项目必须盖黄石市×××局公章,报告批示的项目由需求部门盖部门章。各分局项目盖分局公章)。确认中标结果后,代理机构制作项目招标汇编材料交于我方。

 

  五、签订合同

 

  招标流程完成后,持中标通知书原件与中标供应商签订合同。填写黄石市×××局民事合同审核表,经×××部门、法制部门审核后,代理人签字加盖公章(经局长办公会的项目必须盖黄石市×××局公章,报告批示的项目由需求部门盖部门章。各分局项目盖分局公章)。

 

  六、项目开展

 

  按合同约定实施项目。

  1、货物类项目,货物到达后,使用部门要做好签收,清点货品数量,型号是否与签订合同一致。由三人以上组成验收小组进行验收,出具验收报告。也可请有资质的审计公司进行审计,出具审计报告。

  2、服务类项目一样要进行验收,由三人以上组成验收小组进行验收,出具验收报告。也可请有资质的审计公司进行审计,出具审计报告。

  3、工程类项目必须请有资质的审计公司进行审计,出具审计报告。

 

  七、合同备案

 

  填写《采购项目信息公告模板》(通过代理机构采购的项目需填写)、黄石市公安局商务合同付款审批表,携带计划备案表、中标通知书原件(询价记录或采购证)、合同原件、验收报告或者审计报告原件(所有原件需扫描电子档)到×××部门进行合同备案,备案成功后领取合同备案表。在合同备案时需注意以下几点:

  1、付款账号、名称与中标供应商不一致的备不了案。

  2、关于超出合同金额的结算,提供超出部分的情况说明,货物类还需提供增补清单、增补合同、验收报告,工程类还需提供签证单、增补合同、审计报告,经财政局采购办审核后进行备案。超出金额要控制在中标价的10%以内,且不能超过预算价格。否则备不了案。

  3、合同备案后7个工作日内,需求部门要将计划备案表、中标通知书(询价记录或采购证)、合同、验收报告或者审计报告的复印件送至财政局采购办备查(2018年1月1日后不用送纸质文件备案)。

  4、第二次付款的项目,只用提供付款审批表到×××部门备案。

 

  八、制作采购档案

 

  局直机关需在合同备案的同时将以上所有采购资料整理后交于×××部门存档,制作采购档案。各分局的采购档案自行制作及保管,市局将定期检查并通报。

  归档的材料顺序依次为:

  1、购买报告或局长办公会纪要;

  2、政府采购计划申报确认表、计划备案表;

  3、三家报价资料、询价记录或中标通知书原件、代理机构制作项目招标汇编材料;

  4、合同原件,黄石市×××局民事合同审核表;

  5、收货清单或验收报告、审计报告;

  6、付款审批表,合同备案表;

  7、固定资产登记表。

 

  九、报销

 

  报销所需资料如下:

  1、发票;

  2、购买报告或局长办公会纪要;

  3、计划备案表、合同备案表;

  4、中标通知书(询价记录或采购证);

  5、合同;

  6、验收报告或者审计报告;

  7、付款审批表;

  8、有需要录固定资产的还要提供固定资产登记表(盖章确认)。

  在此需注意,完成的项目抓紧时间按合同支付。

 

  范本一:

  黄石市×××局政府采购工作管理办法(试行)

 

  为进一步加强黄石市×××局政府采购工作,规范政府采购行为,建立健全公开透明的政府采购制度,根据《中华人民共和国预算法》、《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国政府采购法实施条例》、《黄石市财政局关于印发<黄石市市级政府采购工作规程>的通知》(黄财采发〔2016〕116号)和《黄石市政府采购电子商城管理办法》,特制定本办法。

 

  第一章总则

 

  第一条各采购科室、单位(以下简称“采购单位”)使用财政性资金采购年度政府采购目录以内货物、工程和服务项目,以及政府集中采购目录以外属于分散采购的货物、工程和服务项目,依照本办法执行。

  第二条各采购单位是本单位政府采购项目预算编报和执行主体,负责本单位政府采购项目申报及执行,并对执行结果负主体责任。财务部门对各采购单位的政府采购行为进行审查和监督管理,负监督责任。

 

  第二章政府采购预算编制

 

  第三条各采购单位应根据年度《黄石市政府采购目录及采购限额标准》,按照“应编尽编,应采尽采”的原则编制政府采购预算,财务部门负责审核汇总并报局党组会或者局长办公会审定,并报经市财政局批准。

 

  第三章政府采购预算执行

 

  第四条各采购单位应严格按照批准的预算执行,不得擅自改变预算指标的支出用途,未经批准的政府采购预算项目不得办理采购手续。办理政府采购项目流程为:

  (一)编制项目报告。采购单位根据工作需要及年初预算编写项目执行请示报告,报告内容包括项目基本情况、项目实施计划、项目预算情况等。

  (二)办理审批手续。采购单位按照程序办理审批手续,根据《市×××局党组“三重一大”集体决策制度》规定,项目金额超过1万元的,应提交局长办公会审定。

  (三)确定采购方式。审批手续完成后,采购单位将项目执行请示报告提交财务部门,财务部门根据政府采购政策的有关规定确定相应的采购方式和组织形式,在政府采购系统中进行政府采购计划备案。

  (四)实施政府采购。采购部门根据财务部门确定的采购方式和组织形式履行采购程序,配合协助财务部门搞好项目的政府采购工作。

  (五)公开采购结果。项目采购完成后,采购部门将中标通知书、询价单、询价汇总表、合同、发票复印件等有关采购资料提交财务部门,财务科负责办理合同备案、中标单位信用查询等手续,同时各单位在中标结果确定、合同签订2个工作内公开公示项目信息。

  (六)支付采购资金。采购部门根据中标结果及合同规定办理资金支付审批手续,经财务科审核后申请市财政局将资金支付给中标供应商。

  (七)采购资料存档。

  第五条财务部门应根据年度《政府采购目录及采购限额的通知》规定要求,依法依规确定各单位采购项目的政府采购组织形式和采购方式。各单位采购项目金额超过1万元的,由财务部门负责采购。

  (一)纳入电子商城的货物类商品,必须通过市政府采购电子商城实行网上竞(比)价集中采购;对纳入协议供货服务类商品,在政府采购定点服务供应商名单中通过线下询价确定服务供应商,在线上采购;对适用电商直购的其它商品,原则上在电子商城-电商直购方式进行电子下单采购。

  (二)达到公开招标数额标准的货物、工程及服务项目,必须采用公开招标方式进行采购。

  (三)政府采购目录以外单项或批量采购金额小于当年限额标准的货物、工程和服务项目,以及政府采购目录以内自行采购项目,由采购单位提出需求并配合财务部门向有关供应商发送询价单进行询价。财务部门收到有关供应商询价回单后(不少于三家),由财务科、法规科、监察室、后勤中心会同采购单位共同成立询价小组或竞争性谈判小组(不少于三人),依法进行询价或竞争性谈判,确定中标供应商。询价小组或竞争性谈判小组对项目的询价或竞争性谈判结果负责。

  (四)政府采购目录以外单项或批量采购金额达到当年限额标准属于分散采购的货物、工程和服务项目,采购单位应委托第三方代理机构进行政府采购。

  需委托第三方代理机构办理的政府采购项目,由财务部门会同采购单位在财政入围的政府采购代理机构中进行询价选择。财务部门收到询价回单后(不少于三家),由财务科会同采购单位组织法规科、监察室、后勤中心等单位组成询价小组或竞争性谈判小组(不少于三人),按程序选取项目代理机构。采购单位与选定的采购代理机构签订委托代理协议后,明确采购代理范围、权限、期限、档案保存、代理费用收取方式及标准,协议解除及终止、违约责任等具体事项,约定双方权利义务。

  第六条在一个财政年度内,各采购单位不得将本单位同一预算项目下的同一品目或者类别的货物、服务项目拆分,规避集中采购和公开招标。

  第七条各采购单位因特殊情况需要采购进口产品的,应按照财政部门关于购买进口产品的有关规定办理相关审批手续后再进行政府采购。

  第八条各采购单位在政府采购活动中,应坚持公平、公开、公正、透明的原则。涉及市局×××项目的,在询价时应尽量向所有符合××资格的入围检测机构发出询价函。

  第九条各采购单位在编制采购需求时,应坚持厉行节约、科学合理的原则,根据政府采购政策合理、合规编制采购文件,必要时应当就确定采购需求征求相关专家的意见。

  第十条各采购单位在预算执行中应当认真贯彻落实国家关于政府采购政策功能的相关规定,实现节源、环保、扶持不发达地区和少数民族地区、促进中小企业发展等目标。

 

  第四章政府采购合同签订、备案及履约验收

 

  第十一条各采购单位应当将与中标供应商签订的采购合同送同级法规部门审查,待审查通过后,在中标成交通知书发出之日起30天签订合同。政府采购合同应加盖市局公章(各采购单位的签章对于合同没有法律效力,具有独立法人资格的局属单位除外)。采购合同的关键要素应与招标文件一致,各采购单位不得擅自改变中标、成交结果。

  第十二条财务科在收到采购单位的采购合同后,应在规定时间内办理合同备案手续。

  第十三条各采购单位应当依法组成验收小组,按照采购合同的约定对供应商履约情况进行验收。大型或复杂的政府采购项目,应邀请国家认可的质量检测机构参加验收。验收时,应当按照采购合同的约定对每一项技术、服务、安全标准的履约情况进行确认。

  验收结束后,应当出具验收书,列明各项标准的验收情况及项目总体评价,由验收双方共同签署。验收结果应当与采购合同约定的资金支付及履约保证金返还条件挂钩。

  履约验收的各项资料应当存档备查。

  第十四条除特殊情况外,各采购单位不得擅自变更、中止或者终止合同。

 

  第五章政府采购资金支付

 

  第十五条各采购单位当按照政府采购合同规定,及时办理资金支付审批手续。

  第十六条财务部门应严格按照政府采购合同要素登记备案的相关信息办理采购资金支付。

 

  第六章政府采购信息公开及档案管理

 

  第十七条各采购单位应当配合财务部门依法依规做好市局政府采购项目的信息公示工作。

  第十八条财务部门应按照财政部门关于建立政府采购台账的有关规定,做好政府采购台账登记工作。

  第十九条各采购单位应当指定专人妥善保存本单位政府采购项目的所有采购文件资料,采购文件资料的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年,可以用电子档案方式保存。

 

  第七章政府采购监督检查

 

  第二十条财务部门应依法依规做好系统政府采购工作的监督管理,做好内部检查监督。

  第二十一条各采购单位有违反政府采购法律法规政策的,一经发现将移交相关部门追究法律责任。

  第八章其它

  第二十二条年度《黄石市政府采购目录及采购限额标准》以市政府办公室通知为准。

  第二十三条各采购单位因工作需要,需变更或者新增采购项目的,经市局局长办公会研究审定报经市财政局批准调整预算后按本办法相关规定执行。

  第二十四条市局事业单位政府采购工作参照本办法执行。